報價單是對方還沒同意前，把價格、品項與條件寫清楚的文件，不是發票，也還不是合約。台灣接案、裝修、工作室最常出事的不是版面美不美，而是同一份案子同時出現「未稅價、含稅價、口頭折扣」三套數字，對方以為簽了就能請款，你以為那只是參考。本文聚焦怎麼把一張報價寫到對方看得懂、自己之後對得上；稅籍適用、開立發票與契約效力，仍以財政部規定與實際約定為準。

先分清三張紙，再填數字

實務上常被混在一起的是：

  • 報價單：你提出的條件。對方可以接受、還價或拒絕。有效期限一過，通常要重新確認。
  • 合約或訂單：雙方同意後的拘束力來源。報價單被接受後，有些行業會再簽正式約，有些則以訂單、LINE 確認加上報價附件當成依據。
  • 發票：交易完成或依約定時點開給買方的憑證，才進入統一發票與營業稅申報流程。

把這三層分開，很多糾紛會少一半。報價寫「含稅總計 21,000 元」，後來發票開成未稅 21,000 再外加 5%，對方會認為被加價；反過來，報價寫未稅、發票卻開成含稅同額，你會少收稅額。問題通常不在「會不會算 5%」，而在每一張文件有沒有寫同一套稅別。

一張報價至少要讓人對得上這幾欄

版型可以經典或彩色，欄位不能省。建議固定出現：

  1. 你的身分：公司或工作室名稱、地址、電話、Email。有統編就寫統編，避免對方會計無法建檔。
  2. 對方身分：客戶名稱、統編、聯絡人。統編打錯會讓後續發票對不上。
  3. 文件識別：報價編號、報價日期、有效期限。編號不要每次都用手打「報價 1」，日後對帳會撞號。
  4. 品項列：名稱、規格或說明、單位、數量、單價、列折扣、小計。單位用「式、項、月、hr」時，要寫到對方不會誤解範圍。
  5. 稅與合計：未稅金額、營業稅、含稅總計；或明確寫免稅／不課稅的顯示方式。
  6. 付款與交期：月結天數、訂金比例、確認後幾個工作天交付。空白等於把爭議留給未來的自己。
  7. 備註：運費、安裝、差旅、修改次數、素材由誰提供。沒寫的項目，事後最難收。

銀行帳戶或簽名欄可依行業習慣放；帳戶名稱應與抬頭一致。

含稅、未稅、5%：寫法比公式更容易錯

台灣加值型營業稅一般稅率為 5%，這是多數小型接案報價會碰到的數字。報價工具常見三種顯示方式：

  • 外加稅：品項先按未稅價加總，再乘 5% 得到稅額，含稅總計 = 未稅 + 稅額。例如未稅 20,000 元，稅額 1,000 元，含稅 21,000 元。
  • 含稅價：對方看到的單價已內含 5%。拆回未稅時用含稅金額 ÷ 1.05，不要用「先扣 5%」的口算，那會差一點點，累積在多品項時會對不齊。
  • 免稅顯示：報價上稅額為 0。這只代表這張文件怎麼呈現，不代表你在稅法上一定適用免稅或零稅率。兩者法定意義不同，不要因為下拉選單寫「免稅」就自行當成申報結論。

較穩的做法是：先問自己「對方要比價的那個數字，是含稅還是未稅」，再整張文件統一。不要同一列寫含稅單價、合計卻用未稅公式；也不要在備註寫「可再議」卻沒標議的是稅前還是稅後。

折扣要決定層級：列折扣是該品項先折，整單折扣是小計之後再折。兩種都開又口頭再砍，總額會漂。談妥數字若和公式加總不同，應把議價後金額寫進文件。

新台幣報價通常以元為單位四捨五入；日圓也常見無小數。外幣若留兩位小數，列印與匯款時要註明以哪個時點的匯率為準，或直接約定以新台幣結算。

有效期限與付款條件為什麼不能當裝飾

沒有有效期限的報價，等於讓對方在原物料、匯率或檔期都變了之後，仍拿舊數字來要求履行。常見寫法是報價日起 14 天或 30 天；工期長、價格波動大的項目，期限宜更短，並在備註說明逾期需重報。

付款條件影響的是你的現金流，不是禮貌用語。月結 30 天、月結 60 天、貨到付款、訂金 30% 或 50%、即期票據，寫清楚才比較能對帳。訂金要寫計算基礎是含稅總計還是未稅；尾款要寫在什麼時點付（驗收、交貨、開立發票後）。交期寫「確認訂單後 7 工作天」時，何謂確認（回簽、付訂、提供完稿）也值得一句話界定。

預設條款可放逾期需重報、價格不含運費這類範圍限制。真正要拘束雙方的事項，最後仍應落到訂單或合約。

送出前最常見的踩雷

  • 附件和正文不是同一個總額：Word 改過、PDF 還是舊檔，或 Excel 另存一份未稅表。以最後送出的那一份為準，並在信件主旨標編號。
  • 統編、抬頭與帳戶名稱不一致：發票開不出來、款項對不進去。
  • 品項名稱過短：只寫「設計費」「工程款」，沒有範圍。後續加改、重做、材料升級都會變成各說各話。
  • 運費、出差、授權次數沒寫：最後不是你吃掉成本，就是臨時加價被認為不專業。
  • Logo 或簽名糊掉：列印或轉 PDF 後變成馬賽克，對方會計可能直接退件、要求重出。
  • 把報價單當成已可報稅的憑證：在完成約定與開立發票前，報價通常不能替代發票。

金額之後若還要寫進支票或合約大寫欄，應先鎖定同一個阿拉伯數字，再轉國字大寫，避免報價、合約、票據三處各差 100 元。試算表從政府網站或聊天室貼上數字時，也要留意全形數字看起來像金額、加總卻是零。

可用的短核對清單

送出或匯出 PDF 前，掃過這幾項通常比再調一次顏色有用：

  1. 編號、日期、有效期限是否都有，且沒有沿用上一張客戶的編號。
  2. 客戶抬頭與統編是否與對方提供的資料一致。
  3. 每一列數量 × 單價 − 列折扣，是否等於列小計。
  4. 整單折扣、稅別、含稅總計是否只對應一種算法。
  5. 備註是否涵蓋運費、修改次數、素材與交付物。
  6. 付款條件與交期是否具體到天數或比例。
  7. PDF 預覽中 Logo、表格框線與頁尾條款是否被裁切。

線上報價工具適合處理版型、稅額顯示、品項列與匯出，資料若只存在瀏覽器本機，仍應另存 PDF 或匯出備份。工具不會替你判斷這筆交易能不能免稅，也不會替你確認對方有沒有真的接受這份條件。

結語

把報價單當成「讓數字與條件可核對的草稿」，而不是裝飾過的估價心情，後續的訂單、發票與請款會順很多。先統一稅別與總額，再補有效期限、付款與範圍備註，最後用短清單對一次附件。遇到高額、跨期或稅籍不清楚的案子，報價可以先對齊數字，稅務與契約細節仍應詢問會計或法律專業，不要只靠文件範本自行定案。